Rückblick 2018

07.03.2018 Unter dem Motto "IT-Konsolidierung und Personaleinsatz in der öffentlichen Verwaltung" lockte das diesjährige Berliner Anwenderforum knapp 350 Besucher in das Bundespresseamt nach Berlin. Interessante Vorträge, Best Practices und Diskussionen rund um das Thema der digitalen Transformation sorgten für ein durchweg positives Feedback.

Themenschwerpunkte in diesem Jahr

Die Konsolidierung der IT-Strukturen schreitet auf allen Ebenen der öffentlichen Verwaltung voran. Im Unterschied zu den 80er Jahren bedeutet IT-Konsolidierung jedoch keine Zentralisierung; vielmehr erfordern und ermöglichen moderne Cloud-Technologien und agile Softwareentwicklung vollständig neue Organisationsformen, die erprobt und auf den Weg gebracht werden müssen. Technologie ist bei der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung ein wichtiges, allerdings nicht das einzige erfolgsentscheidende
Thema. Personalgewinnung, Personalentwicklung und effizienter sowie gleichzeitig mitarbeiterfreundlicher Einsatz von Personal wird über die Attraktivität des Arbeitgebers öffentliche Verwaltung entscheiden. Auch für dieses Thema gibt es keine Patentrezepte, sondern neue Prozesse und Organisationsformen müssen erprobt, bewertet und immer wieder an die sich verändernden Rahmenbedingungen angepasst werden.

Live-Voting der Teilnehmerinnen und Teilnehmer I

Die Digitalisierung in der Berliner Verwaltung

Sabine Smentek – Staatssekretärin für Informations- und Kommunikationstechnik, Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin – berichtete ein Jahr nach dem E-Government-Gesetz in Berlin von den bisher erreichten Zielen. Neben einem einheitlichen Standard für die IKT und der Entwicklung des dazugehörigen Basisdienstes wurden weitere Strukturen und Gesetze für eine erfolgreiche Digitalisierung gelegt. Die Betriebsübernahme der verfahrensunabhängigen IKT der Berliner Verwaltung durch das ITDZ (Migrationsprogramm) wurde vorbereitet und auch die berlinweite Einführung der E-Akte ist geplant. Die Vorständin des ITDZ Berlin Ines Fiedler ergänzte die Leitlinien der Berliner Regierungspolitik mit der Herausforderung des Personaleinsatzes und wie im Speziellen geeignete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewonnen, motiviert und gehalten werden können.

Die Umsetzung des OZG im Freistaat Sachsen

Der neue sächsische CIO Prof. Dr. Günther Schneider besuchte zum ersten Mal in dieser Funktion das Berliner Anwenderforum. Als Schirmherr lobte er das Tagungsprogramm in Gänze und die rundum gelungene Organisation der Veranstaltung. Darüber hinaus veranschaulichte er im Plenum, wie die Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes geplant bzw. realisiert ist. Der Freistaat Sachsen wird in diesem Jahr alle zentral notwendigen
technischen Komponenten bereitstellen – das Serviceportal Amt24, über das die Behörden die elektronischen Antragskomponenten für ihre Fachverfahren realisieren und anbieten können und ein im bundesweiten Verbund interoperables Servicekonto als Basiskomponente für die rechtssichere und komfortable Anmeldung der Nutzer von Verwaltungsleistungen.

IT-Konsolidierung in Bund und Ländern

IT-Konsolidierung steht für ein Bündel an Maßnahmen, die im Ergebnis die Entwicklung einer innovativen, professionellen, hoch verfügbaren und sicheren IT-Landschaft fördern. Best Practices und Erfahrungsberichte veranschaulichten in den Foren, wie diese Herausforderungen in den jeweiligen Behörden interpretiert und angegangen werden.

So berichtete Prof. Kiebusch vom SID über die einzelnen Komponenten des Sächsischen Verwaltungsnetzes 2.0. Das Highspeed-Netz mit all seinen Zusatzdiensten ermöglicht neue eGovernment-Anwendungen, interaktive Zusammenarbeit, Web- und Videokonferenzen sowie die abschließende Umstellung der Telefonsysteme auf Voice-over-IP. SVN 2.0 bietet zudem einen verschlüsselten Datenverkehr zwischen den Anwendern. Darüber hinaus ist es Plattform für die Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern zum Abruf von Informationen und zur Online-Abwicklung von Behördengängen.

Das ITDZ Berlin bereitet sich auf die Umsetzung der IKT-Migration intensiv seit anderthalb Jahren vor. Dazu gehören die Schaffung von Rahmenbedingen, technische Anforderungen und organisatorische Voraussetzungen. Als stellvertretender Vorstand gab Jens Fromm einen Überblick zum Stand der IKT-Migration und wie die Digitalisierung durchgängig in die Berliner Verwaltung integriert werden soll.

Auf Bundesebene zeigte Dr. Heike Stach, die Leiterin der Arbeitsgruppe Gemeinsame IT des Bundes, die Kernstrategien bei der Umsetzung auf und gab einen Einblick in den aktuellen Stand sowie einen Ausblick auf die nächsten Schritte. Ziel ist es demnach, dass bis 2025 in der gesamten unmittelbaren Bundesverwaltung nur noch maximal zwei leistungsfähige IT-Lösungen je Funktionalität im Einsatz sind. Ralf Kunzer, Referatsleiter im BMF und dort für die IT-Fachaufsicht über das ITZBund zuständig, gab hierzu ergänzend einen Einblick in einen weiteren zentralen Handlungsstrang der IT-Konsolidierung Bund – die IT-Betriebskonsolidierung. Dabei skizzierte er insbesondere das geplante Vorgehen und ging auf die absehbaren Herausforderungen auf dem Weg zu diesem Ziel ein.

Live-Voting der Teilnehmerinnen und Teilnehmer II

Personaleinsatz und moderne Behördenzugänge

Im Forum „Von der Stellenwirtschaft zur Personalgewinnung“ betonte Hortense Klein (KGSt) die beibleibende Wichtigkeit einer fundierten Stellenbemessung und -bewertung auch in Zeiten sich ändernder Geschäftsprozesse im Kontext der Digitalisierung. Die vorgestellten analytischen und empirischen Methoden sind weiterhin ein wichtiger Bestandteil sowie Garant zur Ermittlung zuverlässiger Zahlen als Basis für die Entscheidungsfindung.

Ellen Cavdarci (Bezirksamt Neukölln) gab einen spannenden Einblick in die neuen Wege zur Personalgewinnung im Bezirksamt Neukölln. Eine konsequente Umsetzung effektiver Maßnahmen sowie der Einsatz passgenauer IT optimieren den Personalgewinnungsprozess um ein Vielfaches. Ebenfalls stellte sie die Strategie zu einem nachhaltigen Personalmarketing vor, um die Fach- und Führungskräfte von morgen erfolgreich gewinnen zu können.

Dr. Stefan Döring aus der Landeshauptstadt München gab zum Thema moderne Behördenzugänge einen Einblick in die arbeitskulturellen Herausforderungen, welche im Fortschreiten der Digitalisierung und neuer Medien auf die Verwaltung und deren Beschäftigten hinzukommen. Sich daraus ergebene neue bzw. geänderte Arbeitsweisen (Stichwort New Work) müssen neben den technischen Voraussetzungen auch durch die Führungsebene gewollt und unterstützt werden. Es muss ein Kulturwandel stattfinden. Nur so kann die digitale Transformation in den Behörden gelingen und gleichzeitig können die Potentiale der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter voll ausgeschöpft werden.

Ralf Ganser (Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin) stellte ein konkretes Einsatzszenario eines Chatbots in der Berliner Verwaltung vor. Dabei betonte er, dass so ein Chatbot nicht sofort fehlerfrei läuft und eine Akzeptanzzeit seitens Bürger aber auch Behördenleitung und Projektbeteiligten notwendig sei. Es muss eine Zeit zum Lernen und Wachsen geben, um den Bürgern immer bessere Chatbot-Dienstleistungen anbieten zu können. Des Weiteren demonstrierte er unter großer Begeisterung den Chatbot vor den Besuchern.